设备档案的规范化管理(lǐ)

更新(xīn)时间：

2019-07-22

摘要：随着经济的发展，企业也不断壮大，所拥有(yǒu)的设备不仅数量与日俱增，质量上高科(kē)技、现代化程度也越来越高。而与此相对应的是我國(guó)设备档案的管理(lǐ)情况存在一些问题，管理(lǐ)跟不上设备更新(xīn)的步伐，管理(lǐ)手段落后等。因此要加强设备档案的管理(lǐ)，提高设备档案管理(lǐ)水平。 

　　关键词：设备档案；规范化；科(kē)學(xué)化 

1 设备档案的重要性

　　设备是企业生产活动的主體(tǐ)，作為(wèi)一项重要的物(wù)质基础，任何企业现代化生产都离不开设备的运行。设备档案是对企业设备使用(yòng)全过程进行监督管理(lǐ)，包括设备的購(gòu)置、调试安装、使用(yòng)、故障处理(lǐ)、报废等。通过对设备情况做详细的记录可(kě)以了解设备运行状态，对于提高企业的生产监督管理(lǐ)水平、提高设备的使用(yòng)效率十分(fēn)重要。 

　　1、保障设备購(gòu)置的合理(lǐ)性。设备購(gòu)置关系到企业的成本控制和生产经营，企业如果不重视購(gòu)入设备时的详细档案 ，就可(kě)能(néng)造成付出较高的成本購(gòu)入已经过时的或质量较低的产品，也极可(kě)能(néng)造成企业采購(gòu)人员的贪污腐化。如果加强设备購(gòu)入时的原始档案记录管理(lǐ)，则对于设备的性能(néng)、质量、价格等有(yǒu)一个全面的了解，最大程度上避免了买卖双方的不公平交易和权利的腐败，也对企业以后的资产管理(lǐ)提供了保障。 

　2、有(yǒu)利于设备的安装、维护。设备档案中关于设备安装使用(yòng)说明、图纸介绍等方面的资料可(kě)以保障设备的顺利安装和规范使用(yòng)，如果缺少相应的档案资料，对于设备的安装就很(hěn)可(kě)能(néng)耗费大量的人力物(wù)力，企业的正常生产经营也会因為(wèi)设备使用(yòng)的不合理(lǐ)受到影响。而设备档案中关于运行情况、维修记录方面可(kě)以更明确地帮助企业了解设备维护保养情况，及早消除故障隐患。 

　　3、对设备的更新(xīn)、转让、报废提供依据。随着企业生产活动进入到一个更高的水平，当前的设备已不能(néng)满足生产的需要，企业就应该对当前的设备做一个处置，选择更新(xīn)、转让或对老化的设备进行报废，而这种处置的依据就在于企业的设备档案。通过对设备档案进行分(fēn)析，可(kě)以了解如何对设备进行更新(xīn)改造以及转让和报废成本收益。 

　　4、促进企业管理(lǐ)和经营。企业通过对设备档案管理(lǐ)不断积累管理(lǐ)经验，可(kě)以提高档案的管理(lǐ)水平，而档案的规范化管理(lǐ)更有(yǒu)效的结合了技术和管理(lǐ)两个方面，因此档案管理(lǐ)水平的提高对于企业技术水平和管理(lǐ)水平的提高具有(yǒu)重要的意义。另一方面，通过档案规范化的管理(lǐ)节省大量的物(wù)力、人力，节省了企业生产经营过程的成本，有(yǒu)助于企业利润最大化的实现，从而最大的实现企业的效益。 

2 设备档案管理(lǐ)存在的主要问题 

　　1、不重视设备档案管理(lǐ)，管理(lǐ)不规范。设备档案管理(lǐ)本应该是企业日常管理(lǐ)的重要内容，但在实际操作中往往被忽视，企业往往缺乏相关的规章制度，没有(yǒu)一个比较完善的系统體(tǐ)系来规范设备档案管理(lǐ)工作，同时管理(lǐ)不规范也造成了专门的管理(lǐ)部门和管理(lǐ)人才的缺失，企业设备档案管理(lǐ)不健全会带来一系列问题，诸如资料收集不够全面、查询不方便等，影响设备档案应有(yǒu)的作用(yòng)。 

　　2、设备档案管理(lǐ)人员素质较低。随着市场化的进一步深化，企业為(wèi)了生存以及取得更高的利润往往会进一步压缩单位的编制，正是由于对设备档案管理(lǐ)的认识程度不够和出于成本控制的角度，设备档案管理(lǐ)部门人员缺乏专门的系统培训，这就使得设备档案管理(lǐ)只是根据管理(lǐ)人员的经验进行管理(lǐ)，缺乏科(kē)學(xué)性和系统性。同时由于管理(lǐ)人员素质偏低，单位人事的变动也会对管理(lǐ)产生影响，交接不清、档案丢失等现象也时有(yǒu)存在[1]，这就大大影响了企业的生产效率，尤其是一些重要的机器设备的档案资料没有(yǒu)及时归档，当进行人员更替时新(xīn)的管理(lǐ)者无法了解该设备的具體(tǐ)使用(yòng)情况，万一出现问题就会严重拖累企业的生产。 

　　3、设备档案信息利用(yòng)率较低。作為(wèi)记录设备状况的最原始的资料，设备档案不仅要注重保管工作，更要注重其运用(yòng)。设备档案管理(lǐ)的最初目的就是能(néng)够通过对其合理(lǐ)的应用(yòng)来更科(kē)學(xué)课管理(lǐ)设备，因而企业应当加强对其应用(yòng)。但是出于各方面原因，使得企业设备档案利用(yòng)率较低，仅仅用(yòng)于為(wèi)核查、少量的资料查询服務(wù)。

　　4、设备档案管理(lǐ)现代化程度较低。对于大部分(fēn)企业的设备档案管理(lǐ)，仍然采用(yòng)较為(wèi)传统的模式，因而存在档案存放拥挤、档案利用(yòng)不方便等问题，影响了档案使用(yòng)的效率。有(yǒu)些企业虽然实行了信息化的管理(lǐ)模式，但这种信息化水平仍然比较低，缺乏更為(wèi)专业有(yǒu)效的指导。例如陕西省监测站的实验室信息管理(lǐ)系统，集成了仪器、人员、文(wén)件等要素，在软件设计时考虑了仪器维护、保养、核查等一系列因素[2]，大大提高了设备档案的管理(lǐ)水平，促进了设备更好地发挥起效能(néng)。这种管理(lǐ)方式可(kě)以為(wèi)企业的设备档案管理(lǐ)提供借鉴。 

3 加强设备档案的规范化管理(lǐ) 

　　為(wèi)了更加科(kē)學(xué)规范的进行档案设备管理(lǐ)，企业单位要积极做好以下几个方面： 

　　1、加强设备档案重视程度。企业長(cháng)期以来都比较重视生产工作，而设备档案相对来说利用(yòng)率低，企业对这方面重视不够。但设备档案管理(lǐ)仍然是企业管理(lǐ)的重要组成部分(fēn)，管理(lǐ)的好坏能(néng)接关系到能(néng)否发挥设备的高效能(néng)，能(néng)否促进企业生产和质量水平的提高从而实现企业的经济效益。随着经济的不断发展和科(kē)技水平的不断提高，设备档案不再停留在传统的模式上，因此档案管理(lǐ)方法也要与时俱进，管理(lǐ)工作者要与设备操作者紧密联系，确保设备在设计、生产、改进等方面档案的全面完整。 

　　2、确保设备档案的完整性、准确性、科(kē)學(xué)性。准确性是进一步管理(lǐ)设备档案的基础，因此设备档案记录所记录各项数据的来源必须根据设备的实际情况如是建立档案，不能(néng)凭空捏造、猜测。这就要求管理(lǐ)人员认真收集各项数据并且及时归档。同时设备档案对于设备从購(gòu)入到变卖各个过程的情况，如購(gòu)置计划、購(gòu)置合同、使用(yòng)说明、维修记录等应做完整的记录，用(yòng)以為(wèi)设备的管理(lǐ)提供完整的依据。在完整性与准确性的前提下，要进一步加强档案的科(kē)學(xué)性管理(lǐ)，在建立档案时，要对设备档案进行合理(lǐ)的分(fēn)类、排列，对于档案中存在的问题要及时纠正弥补偏差，在档案使用(yòng)过程中要充分(fēn)发挥设备档案的第一实用(yòng)价值。 

　　3、提高设备档案利用(yòng)效率。设备档案的建立目的就在于对其合理(lǐ)的利用(yòng)，在当今信息化时代，档案作為(wèi)企业的一项重要的资源，更应该对其进行更為(wèi)有(yǒu)效的利用(yòng)来确保设备的良好运行和企业的正常生产。因此要不断加强档案信息资源的建设，通过数字化的管理(lǐ)提高资源的质量，更好地為(wèi)企业的生产服務(wù)。 

4 结语 

　　企业运行过程中应当注重生产和管理(lǐ)并行，提高对设备档案管理(lǐ)的重视程度、提高设备档案的利用(yòng)率，加大对设备档案的重视程度，努力提高管理(lǐ)人员的素质并且不断根据实际情况改善管理(lǐ)方法，更加规范科(kē)學(xué)的管理(lǐ)设备档案，以便更好的在企业的生产和效益中发挥作用(yòng)。